Vertrag zur Auftrags­verarbeitung.

Stand: 2. Oktober 2026. Auftragnehmer ist die Fuchs Coaching GmbH, Brunnenweg 4, 88167 Maierhöfen.

Dieser Vertrag kommt mit dem Hauptvertrag zustande und ist Bestandteil der Vereinbarung über die Nutzung von ANNA. Er gilt für die Daten der Interessenten des Büros, nicht für die Daten des Büros selbst; dafür gilt die Datenschutzerklärung.

1. Gegenstand und Dauer

Dieser Vertrag konkretisiert die Pflichten nach Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer (Fuchs Coaching GmbH) im Auftrag des Auftraggebers (das Büro, das ANNA einsetzt) im Rahmen der Nutzung von ANNA durchführt.

Verantwortlicher ist der Auftraggeber. Er entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung der Daten seiner Interessenten. Der Auftragnehmer verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden.

Der Vertrag läuft, solange der Hauptvertrag über die Nutzung von ANNA besteht, und endet mit ihm.

Dieser Vertrag geht dem Hauptvertrag vor, soweit er Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthält.

2. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung

Zweck: Entgegennahme einer Anfrage über das auf der Website des Auftraggebers eingebundene Formular, Anreicherung um öffentlich verfügbare Angaben zum Grundstück, bauordnungsrechtliche Einordnung eines Gebäudes, Berechnung einer voraussichtlichen Gebühr nach der Gebührenordnung des jeweiligen Landes und Zustellung der fertigen Anfrage an die vom Auftraggeber benannten Empfänger.

Art der Verarbeitung: Erheben, Erfassen, Organisieren, Verwenden, Übermitteln durch Zustellung und Löschen. Ein dauerhaftes Speichern findet nicht statt (Ziffer 5).

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers. Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag und aus den Einstellungen, die der Auftraggeber in seinem Büro‑Konto trifft, insbesondere Leistungen, Empfänger, Texte und Ausgaben.

Ist der Auftragnehmer der Auffassung, dass eine Weisung gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, teilt er dies dem Auftraggeber unverzüglich mit. Er darf die Ausführung aussetzen, bis der Auftraggeber die Weisung bestätigt oder ändert.

3. Fehlermeldungen (keine Auftrags­verarbeitung)

Tippt ein Nutzer im Formular, im Büro‑Konto oder auf frag-anna.de auf »Etwas klappt nicht? Kurz melden«, erhält der Auftragnehmer eine Beschreibung und technische Angaben ohne Personenbezug: Seite oder Formularschritt, Land, Beruf, Leistung, Fassung des Dienstes, Browser, Gerätetyp, Sprache, Fehlercodes und die auf die Stunde gerundete Uhrzeit, auf Wunsch dazu eine E-Mail-Adresse für Rückfragen. Eingaben aus dem Formular werden nicht übermittelt. Diese Verarbeitung erfolgt nicht im Auftrag des Auftraggebers, sondern in eigener Verantwortung des Auftragnehmers, um Fehler zu beheben und den Dienst zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie ist nicht Gegenstand dieses Vertrags. Meldungen werden nach Erledigung gelöscht, spätestens nach 90 Tagen.

4. Art der Daten und Kreis der Betroffenen

Betroffene Personen sind die Interessenten des Auftraggebers, also Personen, die über das Formular eine Anfrage stellen, sowie gegebenenfalls ein abweichender Rechnungsempfänger.

Verarbeitet werden folgende Daten, soweit der Interessent sie angibt:

• Kontaktangaben: Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Abweichender Rechnungsempfänger: dieselben Angaben, sofern eingetragen
• Angaben zum Anliegen: gewählte Leistung, Art des Vorhabens, Freitext des Interessenten, Angabe ob privat oder beruflich
• Angaben zum Grundstück: Adresse, Gemeinde, Gemarkung, Flur, Flurstück, Flurstückskennzeichen, Fläche, Koordinaten und Umriss
• Angaben zum Gebäude und Vorhaben: Art des Vorhabens, Nutzungsart, Höhe, Zahl und Größe der Nutzungseinheiten, Brutto-Grundfläche, Brutto-Rauminhalt, Geschosszahl und Baujahr
• Vollmacht: die Erklärung selbst sowie, bei Unterschrift am Bildschirm, das Bild der Unterschrift und der Zeitpunkt
• Vorgangsdaten: Vorgangsnummer, Eingangszeitpunkt, Zustellstatus

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden nicht erhoben. Das Formular fragt sie nicht ab; der Auftraggeber richtet keine Felder ein, die solche Angaben erheben.

5. Weisungen und Ansprechpartner

Weisungen erteilt der Auftraggeber in Textform oder durch Einstellungen im Büro‑Konto. Mündliche Weisungen bestätigt er unverzüglich in Textform.

Der Auftragnehmer dokumentiert Weisungen und die zu ihrer Ausführung getroffenen Maßnahmen.

Als Ansprechpartner für Datenschutzfragen benennen beide Seiten je eine Person. Für den Auftragnehmer ist dies hallo@frag-anna.de.

6. Speicherung, Zustellung und Löschung

Dies ist die zentrale Eigenschaft der Verarbeitung: ANNA erzeugt aus den Angaben des Interessenten die Anfrage samt Anhängen, stellt sie an die Empfänger des Auftraggebers zu und löscht die Inhalte anschließend. Ein Bestand, aus dem sich Anfragen später wieder abrufen ließen, entsteht nicht.

Einzige Ausnahme: Nur wenn Ihr Mailserver gerade nicht erreichbar ist, wartet eine Anfrage bis zu 72 Stunden verschlüsselt und wird dann zugestellt oder gelöscht.

Daraus folgt für beide Seiten:

• Der Auftragnehmer kann eine zugestellte Anfrage nicht erneut bereitstellen. Die Aufbewahrung obliegt dem Auftraggeber in seinem Postfach.
• Ein Auskunftsersuchen einer betroffenen Person zu einer bereits zugestellten Anfrage kann der Auftragnehmer nicht aus eigenen Beständen beantworten, weil keine vorhanden sind. Er unterstützt den Auftraggeber bei dessen Beantwortung.
• Soweit ein Eingangsbuch geführt wird, enthält es ausschließlich Vorgangsnummer, Zeitpunkt, gewählte Leistung und Zustellstatus, nicht die Inhalte der Anfragen.

Im Büro‑Konto hinterlegte Einstellungen und Zugangsdaten des Auftraggebers werden spätestens 30 Tage nach Vertragsende gelöscht.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Maßnahmen. Sie sind in Anlage 1 beschrieben und werden bei Bedarf fortgeschrieben; das Schutzniveau darf dabei nicht unterschritten werden.

Die wirksamste Maßnahme ergibt sich aus der Bauart: Was nicht gespeichert wird, kann nicht entwendet werden. Die Verarbeitung findet im Arbeitsspeicher statt, die Zustellung erfolgt verschlüsselt, und die Inhalte werden anschließend gelöscht.

8. Unterauftragnehmer

Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz der in Anlage 2 genannten Unterauftragnehmer zu.

Weitere Unterauftragnehmer setzt der Auftragnehmer nur nach vorheriger Information ein. Der Auftraggeber kann einem neuen Unterauftragnehmer innerhalb von vier Wochen widersprechen; widerspricht er, kann jede Seite den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Einsatzes kündigen.

Mit jedem Unterauftragnehmer schließt der Auftragnehmer einen Vertrag, der ihm die Pflichten dieses Vertrags auferlegt.

Nicht Unterauftragnehmer sind die amtlichen Geodienste der Länder und des Bundes, die ANNA für die Angaben zum Grundstück abruft. Sie verarbeiten die Daten nicht im Auftrag, sondern stellen öffentliche Daten bereit. Näheres in Ziffer 8.

9. Abruf amtlicher Daten

Zur Ermittlung von Flurstück, Fläche und Hinweisen ruft ANNA amtliche Geodienste ab, insbesondere der Landesvermessungsverwaltungen. Dabei wird eine Adresse oder ein Koordinatenpaar übermittelt.

Die bauordnungsrechtliche Einordnung und die Gebührenberechnung erfolgen dagegen ohne Abruf fremder Dienste: Sie rechnen aus den Angaben, die der Anfragende selbst einträgt, und aus den bei ANNA hinterlegten Fassungen der Landesvorschriften.

Der Abruf erfolgt durch ANNA, nicht durch den Browser des Interessenten. Dadurch erfahren die abgefragten Stellen weder die IP‑Adresse!Adresse eines Geräts im Internet des Interessenten noch seinen Namen, seine Kontaktdaten oder die Vorgangsnummer. Übermittelt wird ausschließlich, was zur Beantwortung der Ortsfrage nötig ist.

Eine Übermittlung in Drittländer findet dabei nicht statt.

10. Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen nach Art. 12 bis 22 DSGVO, soweit ihm das möglich ist. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Auftragnehmer, leitet er das Anliegen unverzüglich an den Auftraggeber weiter und antwortet nicht selbst.

Er unterstützt ihn ferner bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung.

Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich, in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den ihm bekannten Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.

11. Vertraulichkeit und Personen

Der Auftragnehmer setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet und mit den einschlägigen Vorschriften vertraut gemacht wurden. Die Verpflichtung gilt über das Ende der Tätigkeit hinaus.

Der Zugriff ist auf die Personen beschränkt, die ihn zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

12. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer weist die Einhaltung seiner Pflichten auf Anforderung nach, insbesondere durch die Beschreibung in Anlage 1 und durch Auskünfte in Textform.

Der Auftraggeber kann sich nach rechtzeitiger Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten von der Einhaltung überzeugen. Eine Kontrolle vor Ort ist auf das erforderliche Maß beschränkt und berücksichtigt die Betriebsabläufe des Auftragnehmers sowie die Geheimhaltungsinteressen anderer Auftraggeber.

13. Nach Vertragsende

Nach Vertragsende löscht der Auftragnehmer die im Büro‑Konto hinterlegten Daten des Auftraggebers spätestens innerhalb von 30 Tagen.

Eine Rückgabe von Anfragedaten kommt nicht in Betracht, weil solche Daten nicht dauerhaft vorgehalten werden (Ziffer 5). Die zugestellten Nachrichten liegen im Postfach des Auftraggebers.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; betroffene Daten werden für die Dauer der Aufbewahrung gesperrt.

14. Haftung

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO sowie die Regelung des Hauptvertrags.

Der Auftragnehmer haftet nicht für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, soweit sie auf Weisungen oder Einstellungen des Auftraggebers beruht, insbesondere auf den von ihm eingerichteten Leistungen, Texten und Empfängern.

15. Übertragung auf eine Nachfolgegesellschaft

Überträgt der Auftragnehmer den Geschäftsbetrieb ANNA auf ein verbundenes Unternehmen oder eine Nachfolgegesellschaft, tritt diese in diesen Vertrag ein. Der Auftragnehmer teilt dies mindestens sechs Wochen vorher in Textform mit; der Auftraggeber kann widersprechen und in diesem Fall zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Stand 1. Oktober 2026. Die Maßnahmen werden fortgeschrieben; das Schutzniveau wird dabei nicht unterschritten.

Pseudonymisierung und Verschlüsselung

• Übertragung ausschließlich über TLS!verschlüsselte Übertragung, sowohl im Formular als auch bei der Zustellung an die Empfänger.
• Anfragen in der Warteschlange liegen verschlüsselt und werden nach der Zustellung gelöscht.
• Der Abruf amtlicher Daten erfolgt über ANNA, ohne Namen, Kontaktdaten oder Vorgangsnummer des Interessenten.

Vertraulichkeit

• Zugang zum Büro‑Konto nur mit Anmeldung und zweitem Faktor. An einem Gerät, an dem der zweite Faktor bestätigt wurde, wird er für 60 Tage nicht erneut abgefragt; das Büro kann Geräte jederzeit im Konto entziehen.
• Zugriff auf Systeme nur für die Personen, die ihn zur Aufgabenerfüllung benötigen.
• Die Server stehen in einem Rechenzentrum der IONOS SE; vertraglich zugesichert ist die Verarbeitung in der EU oder im EWR (Anlage 2).
• Fehlermeldungen: feste Erlaubnisliste der Felder, mit absichtlich eingebautem Fehler geprüft; keine Formulareingaben und keine IP‑Adresse in der Meldung; Zugriff nur für den Betreiber; Löschung nach Erledigung, spätestens nach 90 Tagen.

Integrität

• Änderungen an Einstellungen im Büro‑Konto werden protokolliert.
• Jede Anfrage trägt eine Vorgangsnummer, die Zustellung wird protokolliert (ohne Inhalte).
• Das Formular nimmt keine Anfragen an, solange Datenschutz- und Impressumslink des Büros fehlen.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Ist ein Empfängerserver nicht erreichbar, wird die Zustellung bis zu 72 Stunden erneut versucht.
• Der Auftraggeber wird über eine endgültig fehlgeschlagene Zustellung informiert, und zwar an die Inhaber des Kontos.
• Regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Software.

Verfahren zur Überprüfung

• Automatisierte Prüfungen vor jeder Veröffentlichung, unter anderem auf Transportverschlüsselung, Cookie‑Freiheit und Herkunftsbeschränkung.
• Das Formular wird nur auf den Websites ausgeliefert, die der Auftraggeber eingetragen hat.

Anlage 2: Unterauftragnehmer

Die amtlichen Geodienste sind hier nicht aufgeführt: Sie verarbeiten nicht im Auftrag, sondern stellen öffentliche Daten bereit (Ziffer 8).