E‑Rechnung für Büros
Was die E‑Rechnung ist, wer sie schreiben und empfangen muss und welche Fristen gelten. Jede Aussage mit ihrer Rechtsgrundlage.
Was ist eine E‑Rechnung?
Rechnung in maschinenlesbarem Datenformat
Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem festen Datenformat, das ein Programm lesen und weiterverarbeiten kann. Eine Rechnung auf Papier oder als gewöhnliche PDF‑Datei ist keine E‑Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG
Wer muss eine E‑Rechnung schreiben?
Unternehmen für Unternehmen im Inland
Ein Unternehmen, das für ein anderes Unternehmen im Inland arbeitet, muss die Rechnung als E‑Rechnung ausstellen. Der Empfänger muss dem nicht zustimmen.
§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG; Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.1 Abs. 4
Muss jedes Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können?
Jedes Unternehmen im Inland muss empfangen
Ja. Jedes Unternehmen im Inland muss E‑Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach reicht dafür.
Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.1 Abs. 5 (BMF‑Schreiben vom 15.10.2025)
Ab wann gilt die Pflicht zum Ausstellen?
Papier bis Ende 2026, dann Übergang
Für Leistungen in den Jahren 2025 und 2026 darf noch bis Ende 2026 eine Papierrechnung verschickt werden, oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format. Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das bis Ende 2027 nur noch für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG
Welche Formate gelten als E‑Rechnung?
XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1
XRechnung (deutsches Format für elektronische Rechnungen) erfüllt die Vorgaben. ZUGFeRD (PDF-Rechnung mit eingebetteten Rechnungsdaten) erfüllt sie ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC‑WL. Welches erlaubte Format genutzt wird, vereinbaren Aussteller und Empfänger.
Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.1 Abs. 12 bis 14 (BMF‑Schreiben vom 15.10.2025)
Brauchen Privatleute eine E‑Rechnung?
Nur mit Zustimmung, Papier immer erlaubt
Nein. Privatleute bekommen eine E‑Rechnung nur, wenn sie zustimmen. Eine Rechnung auf Papier ist ihnen gegenüber immer erlaubt.
§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG; Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.1 Abs. 6 und 7
Gibt es bei Arbeiten am Grundstück eine Rechnungspflicht?
Rechnung zu Grundstück auch für Privatleute
Ja. Wer eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt, muss auch Privatleuten innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Eine E‑Rechnung ist dafür nicht nötig.
§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG
Allgemeine Information zur Rechtslage, keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Wie es in Ihrem Fall aussieht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
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